PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Istilah tata
ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor
adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang
tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur
pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini
untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”
(1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson
menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan
alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan
menjadi 2,yaitu :
§ Tata ruang kantor
terpisah.
Susunan ruangan untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan
gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah
buatan. Konsep kantor konvensional / terpisah banyak menggunakan dinding
permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang
digunakan, yaitu birokrasi.
§ Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan
Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada
satu ruang besar terbuka. konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih
mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung
jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu
memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus
dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang
mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan
kerja sama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung
komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat.
Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif
yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat
kreatif.
MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR
Pada dasarnya, dikenal empat macam tata ruang, yaitu :
1. Tata ruang berkamar (Cubcile Type Offfice)
Adalah ruang untuk bekerja yang dipisah
atau dibagi dalam kamar-kamar.
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Office)
Adalah ruang besar untuk bekerja yang
ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan termaksud tanpa dipisah oleh
penyekat.
3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Land Scaped
Offices)
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh
taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan kanntor behias ini mengusahakan
agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemanadangan alam terbuka
dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis
dalam pemanfaatan ruangan.
4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang
kantor berkamar, tat ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.
ASAS-ASAS TATA RUANG KANTOR
Ada 4 asas pokok tata ruang kantor :
1. Asas mengenai jarak
terpendek
Dengan
tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan
proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Dalam
hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam
menyusun tempat kerja dan menempatkan alat – alat. Asas ini dijalankan sejauh
mungkin.
2. Asas mengenai
rangkaian kerja
Tata ruang yang baik adalah yang
menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini
merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.
3. Asas mengenai
penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai
saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah.
Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
4. Asas mengenai
perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang baik adalah yang dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan
biaya yang besar. Demikian lah beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman
apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik
perusahaan maupun lembaga pendidikan.
KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN TATA RUANG
KANTOR
Pengaturan tata ruang kantor yang baik
akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan
waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu,
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan
yang bersangkutan,
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja
secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk
keperluan yang sebanyak-banyakny,.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain
terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie,
1983:162).
TUJUAN PENYUSUNAN TATA RUANG KANTOR
Dalam menyusun ruang untuk kerja
perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai.
Tujuan itu merupakan pula
syarat – syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata
ruang kantor yang
baik. Tujuannya adalah :
1. Pekerjaan dikantor itu
dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin,
2. Rangkaian aktivitas
tata usaha dapat mengalir secara lancar,
3. Segenap ruang
dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan,
4. Kesehatan dan kepuasan
bekerja para pegawai dapat dipelihara,
5. Pengawasan terhadap
pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan,
6. Pihak luar yang
mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi tersebut,
7. Susunan tempat kerja
dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu – waktu
diperlukan.
